Validação de dados é o recurso que transforma uma planilha comum em um formulário inteligente. Com ela você controla exatamente o que pode ser digitado em cada célula — evitando erros, inconsistências e dados "sujos" que depois precisam ser limpos.
Criando uma lista suspensa
- Selecione as células onde a lista deve aparecer.
- Vá em Dados → Validação de Dados.
- Em "Permitir", selecione Lista.
- Em "Fonte", digita os itens separados por ponto e vírgula (
SP;RJ;BH;Curitiba) ou selecione um intervalo da planilha. - Clique em OK.
Uma seta aparece na célula. O usuário clica e escolhe o valor da lista — sem digitar nada manualmente.
Lista dinâmica: usando um intervalo como fonte
Em vez de digitar os itens diretamente, aponte para um intervalo: =$F$2:$F$10. Quando você adicionar itens nesse intervalo, a lista atualiza automaticamente. Se converter o intervalo em Tabela Inteligente, a lista cresce sozinha quando novas linhas são adicionadas.
Restringindo a números, datas e comprimento de texto
Na caixa "Permitir", você também pode selecionar:
- Número inteiro ou Decimal: define mínimo, máximo ou faixas específicas
- Data: aceita apenas datas dentro de um período
- Comprimento do texto: útil para campos como CEP (exatamente 8 caracteres) ou CPF
Mensagem de erro personalizada
Na aba "Alerta de Erro" da validação, configure:
- Estilo Parar: impede completamente a entrada inválida
- Estilo Aviso: permite a entrada mas exibe um aviso
- Estilo Informações: apenas informa, sem bloquear
Adicione um título e uma mensagem clara: "Valor inválido — selecione uma região da lista."
Perguntas frequentes
Como encontrar células com validação em uma planilha existente?
Vá em Página Inicial → Localizar e Selecionar → Validação de Dados. O Excel seleciona todas as células com alguma regra de validação.
A validação impede colar dados inválidos?
Depende do estilo. Com estilo "Parar", colar um valor inválido é bloqueado. Se você colar via código VBA ou importação externa, a validação pode ser ignorada — por isso combine validação com proteção de planilha em formulários críticos.